Kebijakan Privasi Aplikasi Sekolahin

Aplikasi Sekolahin (id.sekolahin.app) disediakan oleh CV SERPIHAN TECH SOLUTION ("kami") untuk layanan pendidikan dan administrasi sekolah. Penggunanya meliputi siswa berbagai jenjang, termasuk SD, SMP, SMA/SMK, orang tua/wali, guru, karyawan, dan pengelola sekolah.

Alamat kami: AD Premier 17th Floor Suite 04B, Jl. TB. Simatupang No. 5, Kota Administrasi Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12520, Indonesia. Pertanyaan dan permintaan privasi dapat disampaikan ke [email protected], +62 851-4265-1791, atau admin sekolah masing-masing.

Kebijakan ini mencakup aplikasi Android Sekolahin dan pemrosesan di server yang diperlukan untuk melayaninya, termasuk data yang disediakan melalui administrasi web atau integrasi sekolah. Layanan web atau pihak lain dapat memiliki pemberitahuan tambahan untuk fitur di luar cakupan aplikasi ini.

Sekolah atau yayasan menentukan tujuan penggunaan, isi data, hak akses, dan masa penyimpanan data pendidikan serta administrasi sekolah sebagai Pengendali Data Pribadi. Kami menyediakan platform sebagai Prosesor Data Pribadi dan memproses data tersebut sesuai instruksi sekolah serta perjanjian layanan. Pembagian peran ini tidak menghapus kewajiban kami untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan pemrosesan yang kami lakukan.

Seluruh akun dibuat oleh sekolah. Sekolah menghubungkan akun orang tua/wali dengan siswa berdasarkan data administrasinya; pengguna tidak mendaftar sendiri melalui aplikasi Android.

Data yang diproses bergantung pada fitur yang digunakan dan informasi yang diberikan sekolah atau pengguna:

Pesan, laporan, atau lampiran dapat memuat informasi kesehatan, kondisi keluarga, dan informasi sensitif lain. Sekolah dan pengguna perlu memasukkan hanya informasi yang diperlukan. Data anak dan data kesehatan memerlukan pelindungan khusus.

Jika sekolah menggunakan mesin fingerprint untuk absensi, sidik jari disimpan pada mesin sekolah. Integrasi kehadiran Sekolahin menerima identitas pengguna, waktu kehadiran, serta metadata pencatatan seperti identitas mesin dan metode verifikasi; integrasi ini tidak menerima citra atau template sidik jari. Aplikasi Android tidak digunakan untuk mengambil sidik jari bagi absensi tersebut.

Kami menggunakan data untuk menyediakan layanan sekolah, termasuk akun, pembelajaran, kehadiran, komunikasi, kepegawaian, pembayaran, dukungan, dan keamanan platform. Sekolah menentukan dasar hukum pemrosesan data sekolah sesuai tujuan dan kewajibannya; kami melaksanakan pemrosesan berdasarkan instruksi sekolah, perjanjian layanan, dan ketentuan hukum yang berlaku.

Pemrosesan yang memerlukan persetujuan menggunakan persetujuan yang sesuai, termasuk persetujuan orang tua/wali untuk data anak sebagaimana diwajibkan hukum. Persetujuan pemantauan lokasi diminta secara terpisah sebagaimana Bagian 4.

Kami tidak menjual data pribadi atau menggunakannya untuk iklan maupun pemasaran pihak lain. Aplikasi Android dalam cakupan kebijakan ini belum terintegrasi layanan AI. WhatsApp belum digunakan untuk pengiriman pesan layanan ini. Pemberitahuan perubahan kebijakan dapat dikirim melalui email menggunakan SMTP.

Fitur pilihan ini tersedia untuk seluruh jenjang sekolah. Tujuannya membantu sekolah dan orang tua/wali mengetahui kemungkinan siswa tidak hadir atau meninggalkan sekolah selama jadwal sekolah. Status di luar batas sekolah tidak otomatis membuktikan siswa bolos. Sekolah perlu memeriksa catatan kehadiran, izin, dan keadaan lain sebelum mengambil tindakan.

Aktivasi dan persetujuan

Fitur tidak aktif secara baku. Pemantauan hanya dapat berjalan apabila:

1. Sekolah mengaktifkan fitur dan mengatur batas wilayah, hari, serta jam sekolah.
2. Orang tua/wali yang terhubung menyetujui pemantauan.
3. Siswa menyetujui pemantauan dan memberikan izin lokasi Android yang diperlukan, termasuk izin latar belakang.

Jika salah satu pihak tidak menyetujui, pemantauan tidak diaktifkan. Persetujuan wali dan siswa tetap disyaratkan untuk siswa yang sudah berusia 18 tahun. Menolak atau mencabut persetujuan tidak membatasi akses ke fitur sekolah lainnya.

Pemrosesan lokasi di perangkat

Selama hari dan jam sekolah yang ditetapkan sekolah, aplikasi siswa dapat membaca lokasi tepat perangkat, termasuk ketika aplikasi ditutup atau tidak sedang digunakan. Pemicu pemantauan adalah jadwal sekolah, bukan catatan absen masuk. Android menampilkan notifikasi layanan saat pemantauan aktif.

Perangkat membandingkan lokasi dengan batas sekolah. Koordinat lokasi siswa diproses di perangkat dan tidak dikirim melalui laporan status ke server Sekolahin atau penyedia lain. Laporan berisi status di dalam, di luar, atau lokasi tidak tersedia, nomor urut laporan, versi konfigurasi, serta penanda teknis bila lokasi tidak berhasil diperoleh. Server mencatat waktu penerimaan laporan dan waktu konfirmasi status. Nomor urut laporan dibentuk dengan mengacu pada waktu perangkat dan urutan laporan sebelumnya.

Penyimpanan status aktif di server berisi status terakhir beserta metadata pembaruannya, bukan koordinat atau rangkaian riwayat perjalanan siswa. Server juga menyimpan keputusan persetujuan untuk audit. Koordinat batas sekolah dapat disimpan di perangkat agar perhitungan dapat dilakukan. Salinan status atau metadata yang masih ada dalam backup mengikuti siklus penyimpanan pada Bagian 9.

Aplikasi mencoba memperbarui status kira-kira setiap lima menit; perubahan terhadap batas wilayah juga dapat memicu pemeriksaan. Sistem operasi, baterai, jaringan, dan layanan lokasi dapat menunda atau menghentikan pembaruan. Fitur ini bukan pelacakan waktu nyata atau jaminan keselamatan dan tidak boleh menjadi satu-satunya dasar keputusan darurat atau disipliner.

Akses dan pencabutan

Status dapat dilihat oleh siswa, orang tua/wali yang terhubung, dan petugas sekolah yang berwenang sesuai hak akses. Wali atau siswa dapat mencabut persetujuan melalui layar status sekolah; sekolah dapat menonaktifkan fitur. Siswa juga dapat mencabut izin lokasi melalui pengaturan Android.

Setelah pencabutan persetujuan tercatat di server, laporan berikutnya ditolak dan status terakhir dihapus dari penyimpanan status aktif. Perangkat perlu menerima perubahan agar layanan lokal menyesuaikan; saat jaringan terputus, penghentian di perangkat tidak selalu berlangsung seketika. Mencabut izin lokasi Android menghentikan akses lokasi yang memerlukan izin tersebut. Pemantauan hanya diizinkan selama jadwal sekolah yang berlaku.

Izin notifikasi digunakan untuk pemberitahuan sekolah. Izin kamera, foto, atau berkas digunakan ketika pengguna memilih mengambil atau melampirkan konten pada fitur terkait. Izin lokasi digunakan untuk fitur pada Bagian 4. Pengguna dapat mengubah izin melalui pengaturan perangkat; fungsi terkait dapat berhenti jika izinnya dicabut.

Token masuk dan konteks pemantauan disimpan melalui penyimpanan aman perangkat yang tersedia pada sistem operasi. Sebagian data tampilan disimpan secara lokal agar dapat dibaca saat koneksi terganggu. Cache dipisahkan menurut akun/peran; data cache yang berumur lebih dari tujuh hari tidak digunakan lagi. Penghapusan fisiknya dapat terjadi ketika aplikasi kembali berjalan atau pengguna keluar. Menghapus aplikasi umumnya menghapus data lokalnya, tetapi tidak otomatis menghapus data di server.

Data diakses sesuai kebutuhan dan hak akses oleh pengguna serta petugas sekolah. Tim dukungan kami dapat mengakses data untuk membantu penanganan masalah. Akses dukungan dengan masuk sebagai pengguna hanya dilakukan setelah ada permintaan, dibatasi untuk penanganan masalah terkait, dan dicatat dalam log audit.

Penyedia berikut dapat menerima data sejauh diperlukan oleh layanan yang digunakan:

Penggunaan penyedia untuk memproses data sekolah mengikuti instruksi dan persetujuan sekolah yang diwajibkan serta ketentuan hukum. Pembayaran dapat membuka halaman penyedia dengan kebijakan privasinya sendiri.

Server utama, backup, dan penyimpanan berkas unggahan Sekolahin berada di Jakarta, Indonesia. Keterangan ini tidak berarti seluruh pemrosesan oleh penyedia pihak ketiga berlangsung di Indonesia. Layanan seperti notifikasi, pembaruan aplikasi, email, dan pembayaran dapat melibatkan infrastruktur penyedia di luar Indonesia.

Transfer data pribadi ke luar Indonesia harus memenuhi persyaratan UU PDP, melalui tingkat pelindungan yang setara atau lebih tinggi, pelindungan yang memadai dan mengikat, atau persetujuan apabila kedua syarat sebelumnya tidak terpenuhi. Pemberitahuan dan persetujuan yang diperlukan harus dipenuhi sebelum transfer yang membutuhkannya.

Kami menerapkan autentikasi, pembatasan akses menurut sekolah dan peran, pengamanan komunikasi produksi melalui koneksi terenkripsi, serta enkripsi data pribadi yang dapat mengidentifikasi seseorang (PII), termasuk pada salinan backup. Pengguna perlu menjaga rahasia kata sandi dan melaporkan akses yang tidak dikenali.

Tim Sekolahin bertanggung jawab bersama untuk menerima dan mencatat laporan insiden, membatasi akses bermasalah, menjaga bukti, memeriksa dampak, memberi tahu sekolah, serta melakukan pemulihan dan perbaikan. Kami berkoordinasi dengan sekolah untuk pemberitahuan kepada pengguna terdampak dan pihak berwenang sesuai tanggung jawab serta tenggat hukum. Untuk kegagalan pelindungan data pribadi, UU PDP menetapkan kewajiban pemberitahuan tertulis oleh pengendali paling lambat 3 × 24 jam kepada subjek data pribadi dan lembaga. Tenggat ini berbeda dari waktu balasan permintaan privasi biasa pada Bagian 9.

Data sekolah dan akun

Sekolah menetapkan masa penyimpanan data pendidikan, kepegawaian, komunikasi, dan pembayaran sesuai kebutuhan yang sah serta kewajiban hukum. Kami membantu pelaksanaan penyimpanan dan penghapusan sesuai instruksi sekolah. Kelulusan tidak otomatis menghapus akun. Sekolah dapat menghapus akses atau akun; penghapusan awal dapat berupa penempatan di tempat sampah yang masih dapat dipulihkan, sedangkan penghapusan permanen merupakan tindakan terpisah.

Penghapusan akses dari satu sekolah tidak selalu menghapus akun yang masih digunakan di sekolah lain. Penghapusan akun juga tidak selalu menghapus arsip pendidikan atau transaksi yang masih wajib dipertahankan. Kami akan menjelaskan data yang tetap disimpan, alasannya, dan masa penyimpanan yang berlaku ketika menangani permintaan.

Saat layanan berlangganan sekolah berakhir, sekolah diberi waktu mengunduh data sesuai perjanjian. Penghapusan dilakukan setelah konfirmasi sekolah, dengan tetap memenuhi kewajiban penghapusan dan retensi yang berlaku.

Backup

Backup menggunakan pola penggantian salinan berikut:

Data yang dihapus dari sistem utama dapat masih terdapat dalam backup sampai salinan tersebut diganti. Dalam pola ini, salinan tahunan dapat masih memuat data sampai siklus tahunan berikutnya. Penghapusan dari sistem utama tidak berarti penghapusan seketika dari seluruh backup.

Permintaan privasi

Permintaan informasi, akses, salinan, koreksi, pembatasan, pencabutan persetujuan, penghapusan data, atau penghapusan akun dapat diajukan kepada admin sekolah atau [email protected] dengan subjek Permintaan Privasi Sekolahin. Email ini dipantau oleh tim Sekolahin. Sertakan akun/sekolah dan uraian permintaan; jangan mengirim kata sandi atau dokumen sensitif melalui email awal.

Tim mengonfirmasi penerimaan dalam 1–3 hari kerja. Ini adalah waktu balasan awal, bukan janji bahwa penghapusan selesai dalam waktu tersebut, dan tidak memperpanjang tenggat yang diwajibkan hukum. Kami memverifikasi identitas secara proporsional, berkoordinasi dengan sekolah, dan mengonfirmasikan permintaan penghapusan kepada sekolah sebelum melaksanakannya. Koordinasi tersebut tidak menghapus hak pengguna atau kewajiban menindaklanjuti permintaan sesuai hukum. Kami memberi tahu hasilnya serta alasan dan waktu penyimpanan jika ada data yang wajib dipertahankan.

Sesuai hukum dan pengecualian yang berlaku, pengguna memiliki hak atas informasi pemrosesan, akses dan salinan data, pelengkapan atau perbaikan, pengakhiran pemrosesan, penghapusan/pemusnahan, penarikan persetujuan, pembatasan atau penundaan pemrosesan, serta hak lain yang diatur dalam UU PDP. Keluhan dapat disampaikan melalui kontak pada Bagian 12 tanpa menghilangkan hak mengadu kepada otoritas yang berwenang.

Permintaan terkait data anak ditangani bersama orang tua/wali yang sah dan sekolah, sesuai hukum serta kapasitas anak. Kami dapat meminta bukti hubungan wali yang proporsional sebelum mengungkap data anak. Sekolah bertanggung jawab memastikan ketepatan hubungan wali dalam data administrasinya dan penggunaan akun sesuai usia serta pengawasan yang diperlukan.

Pemantauan harus terlihat jelas bagi siswa, terbatas pada jadwal sekolah, dan mengikuti persetujuan terpisah pada Bagian 4. Pencabutan persetujuan tidak menghapus pemrosesan yang sah sebelum pencabutan, tetapi menghentikan pemrosesan pilihan berikutnya setelah sistem menerima perubahan tersebut.

Perubahan penting pada tujuan, jenis data, penerima, atau cara pemantauan diberitahukan sebelum berlaku sesuai ketentuan hukum melalui notifikasi aplikasi, email melalui SMTP, dan sekolah. Tanggal berlaku dan versi diperbarui pada dokumen ini. Persetujuan baru diminta apabila diperlukan.

CV SERPIHAN TECH SOLUTION
AD Premier 17th Floor Suite 04B, Jl. TB. Simatupang No. 5, Kota Administrasi Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12520, Indonesia
Email: [email protected]
Telepon: +62 851-4265-1791
Permintaan terkait data sekolah juga dapat disampaikan melalui admin sekolah masing-masing.