Sistem E-Office & Persuratan

Modul E-Office SekolahIn dirancang untuk mengotomatiskan administrasi persuratan, penyimpanan arsip dokumen resmi sekolah, serta memfasilitasi alur koordinasi tugas melalui disposisi surat digital kepada guru dan staf.

---

1. Registrasi Surat Masuk & Keluar

Semua dokumen fisik yang masuk atau keluar dari instansi sekolah disarankan untuk didigitalisasi guna menghindari resiko kehilangan berkas fisik.

A. Surat Masuk (Incoming Letters)

1. Buka menu E-Office → Surat Masuk.
2. Klik Registrasi Surat Masuk.
3. Isi kolom informasi:
   • Nomor Surat (dari pengirim)
   • Asal Pengirim (misal: Dinas Pendidikan, Komite Sekolah)
   • Tanggal Surat & Tanggal Diterima
   • Perihal & Kategori (Sangat Segera, Segera, Biasa)
4. Unggah pindaian (scan) dokumen fisik dalam format PDF/Gambar.
5. Klik Simpan. Surat masuk kini terdaftar di arsip digital sekolah.

B. Surat Keluar (Outgoing Letters)

1. Buka menu E-Office → Surat Keluar.
2. Klik Buat Surat Keluar.
3. Isi nomor surat keluar yang dikeluarkan oleh Tata Usaha, perihal, tanggal surat, serta unggah dokumen final yang dikirimkan.
4. Klik Simpan.

---

2. Template Dokumen & E-Signature (Tanda Tangan Digital)

SekolahIn mendukung pembuatan surat otomatis menggunakan template bawaan (seperti Surat Keterangan Siswa Aktif, Surat Panggilan Orang Tua) serta pembubuhan Tanda Tangan Digital (TTD).

A. Konfigurasi Template Surat

1. Admin dapat menyusun template menggunakan variabel dinamis (seperti {nama_siswa}, {nisn}, {nama_orang_tua}) di menu Pengaturan E-Office.
2. Saat staf TU memilih template tersebut untuk siswa tertentu, sistem otomatis mengganti variabel dengan data riil dari database siswa.

B. Tanda Tangan Digital (E-Signature)

1. Kepala Sekolah atau pejabat yang berwenang dapat mengunggah tanda tangan mereka dalam format PNG transparan atau mencatatkan tanda tangan digital aman di profil mereka.
2. Ketika dokumen selesai dibuat dan disetujui, tanda tangan digital akan otomatis disematkan pada file PDF yang di-generate sistem, menjadikannya dokumen resmi yang siap dikirim secara online.

---

3. Alur Disposisi Surat (Dispositions)

Disposisi adalah instruksi tindak lanjut dari Kepala Sekolah atau Pimpinan kepada jajaran di bawahnya (Wakil Kepala Sekolah, Guru, atau Staf TU) atas suatu surat masuk.

1. Pada detail data Surat Masuk, klik tombol Buat Disposisi.
2. Isi formulir disposisi:
   • Tujuan Disposisi: Pilih guru/staf penerima instruksi (bisa lebih dari satu orang).
   • Instruksi / Catatan: Tulis arahan yang jelas (misal: "Tolong hadiri rapat perwakilan ini dan buat laporannya" atau "Siapkan berkas administrasi yang diminta").
   • Batas Waktu: Tentukan tanggal maksimal penyelesaian tugas.
3. Klik Kirim Disposisi. Penerima akan mendapatkan notifikasi instan di Portal Guru & Staf masing-masing.

---

4. Tindak Lanjut Disposisi (Untuk Penerima)

Staf atau guru yang menerima disposisi dapat melihat tugas tersebut langsung di Portal Guru pada menu Disposisi Surat:

1. Guru membuka disposisi dan membaca instruksi pimpinan beserta lampiran surat masuk asli.
2. Setelah melaksanakan instruksi tersebut, guru mengubah status disposisi menjadi Selesai (Completed) dan menuliskan laporan singkat mengenai tindak lanjut yang telah dilakukan (misal: "Telah dihadiri, laporan hasil rapat terlampir").
3. Kepala Sekolah/Admin dapat memantau status penyelesaian seluruh disposisi secara real-time dari panel kontrol E-Office.