Manajemen Pengadaan (Purchasing) & Vendor

Modul Pengadaan (Purchasing) membantu sekolah dalam mengelola siklus pembelian barang dan jasa secara akuntabel, mulai dari pendataan vendor, pengajuan persetujuan (Purchase Request), pelacakan pengiriman, hingga otomatisasi pembukuan pengeluaran keuangan.

---

1. Database Vendor

Sebelum mengajukan pembelian barang, pastikan data pihak ketiga (vendor/supplier) sudah terdaftar dalam sistem.

1. Buka menu Pengadaan → Manajemen Vendor.
2. Klik tombol Tambah Vendor.
3. Isi informasi detail vendor:
   • Nama Vendor & Contact Person
   • Kontak (WhatsApp & Email)
   • Alamat Kantor / Toko
   • NPWP (untuk pelaporan pajak pengadaan)
   • Informasi Rekening Bank (Nama Bank, Nomor Rekening, & Nama Pemilik Rekening) untuk mempermudah transfer pembayaran oleh Bendahara.
4. Klik Simpan. Vendor yang aktif siap dipilih saat pembuatan Purchase Request.

---

2. Pengajuan Pembelian (Purchase Request - PR)

Jika staf atau unit kerja membutuhkan barang (misal: pengadaan laptop lab baru, meja kelas, atau buku perpustakaan):

1. Buka menu Pengadaan → Purchase Request.
2. Klik tombol Buat Pengajuan.
3. Isi formulir pengajuan:
   • Pilih Vendor yang dituju.
   • Pilih Kategori Pengeluaran (misal: Inventaris, Alat Tulis Kantor).
   • Masukkan Deskripsi Pengajuan (tujuan pembelian).
   • Tambahkan Daftar Barang (Line Items): Nama barang, kuantitas (quantity), satuan (pcs, rim, unit), dan estimasi harga satuan.
   • Total nominal belanja akan otomatis dihitung oleh sistem.
4. Klik Kirim Pengajuan. Status awal pengajuan adalah Pending (Menunggu).

---

3. Alur Persetujuan & Penerbitan PO

Semua pengajuan belanja dengan nominal berapapun akan dikunci dan dikirim kepada Kepala Sekolah atau Yayasan untuk ditinjau.

• Persetujuan (Approval): Kepala Sekolah/Yayasan memeriksa detail barang, kuantitas, dan harga. Jika disetujui, klik Setujui. Sistem akan otomatis men-generate Nomor PO resmi (format: PO-YYYYMM-[TenantID]-[Sequence]). Status berubah menjadi Approved.
• Penolakan (Rejection): Jika tidak disetujui, klik Tolak dan masukkan alasan penolakan. Staf dapat melihat catatan tersebut untuk melakukan revisi pengajuan.

---

4. Pelacakan Status Pengadaan

Setelah PO diterbitkan, siklus pengadaan dilacak melalui perubahan status berikut:

1. Approved: PO siap dikirim ke vendor. Unduh PDF PO resmi lalu kirimkan ke email/WhatsApp vendor.
2. Ordered (Dipesan): Klik Tandai Dipesan setelah vendor mengonfirmasi pesanan sedang diproses atau dikirim.
3. Received (Diterima): Klik Tandai Diterima setelah barang sampai di sekolah. Staf disarankan mengunggah bukti fisik penerimaan barang (misal foto surat jalan).
4. Completed (Selesai): Klik Selesai setelah pembayaran lunas dilakukan ke vendor.
5. Cancelled (Dibatalkan): Pengajuan dapat dibatalkan jika terjadi pembatalan sepihak oleh sekolah atau vendor.

---

5. Integrasi Otomatis (Auto-Expense & Auto-RBA)

Ketika admin mengubah status Purchase Request menjadi Completed (Selesai):

1. Pencatatan Arus Kas: Sistem secara otomatis membuat entri pengeluaran baru di menu Arus Kas dengan detail nominal PO dan deskripsi pembayaran ke vendor yang bersangkutan.
2. Realisasi RBA: Pengeluaran tersebut juga otomatis terhubung ke anggaran sekolah yang aktif di sub-kategori yang sesuai, sehingga Bendahara tidak perlu mencatat transaksi yang sama di tiga modul berbeda.

---

6. Lampiran & Dokumen Pendukung

Guna keperluan audit keuangan yayasan, seluruh dokumen pendukung pengadaan dapat diunggah ke detail Purchase Request:

• Dokumen penawaran harga (Quotation) dari vendor.
• Nota tagihan resmi (Invoice) dari vendor.
• Bukti transfer atau kuitansi pembayaran (Receipt).

Untuk mengunggah:

1. Di halaman detail Purchase Request, buka panel Lampiran.
2. Pilih file (maksimal 5MB, format PDF/JPG/PNG) dan pilih tipe lampiran.
3. Klik Upload. Dokumen tersimpan permanen di cloud server aman.