SekolahIn Docs

Tampilan

Manajemen Keuangan & Tagihan ​

Sistem keuangan SekolahIn terhubung langsung dengan payment gateway nasional, sehingga Bendahara atau Tata Usaha tidak perlu lagi memeriksa mutasi bank secara manual. Semua pembayaran — mulai dari SPP, seragam, hingga biaya kegiatan — dapat dikelola dari satu tempat.

1. Dasbor Keuangan ​

  1. Buka menu Keuangan → Tagihan.
  2. Di bagian atas, Anda akan melihat grafik yang menampilkan perbandingan antara tagihan yang sudah Lunas dan yang masih Belum Dibayar (tunggakan).
  3. Gunakan kotak Pencarian untuk mencari tagihan berdasarkan nama siswa atau nomor invoice — lebih cepat daripada mencari di tumpukan kertas.

2. Generate Tagihan Massal (Bulk Billing) ​

Digunakan untuk menerbitkan tagihan SPP atau tagihan rutin lainnya ke seluruh siswa sekaligus.

  1. Klik Buat Tagihan Massal.
  2. Pilih Bulan & Tahun tagihan (misalnya: Agustus 2025).
  3. Sistem secara otomatis mencegah tagihan ganda — jika seorang siswa sudah dibuatkan tagihan untuk bulan yang sama, sistem akan menolak duplikasi.
  4. Atur Tanggal Jatuh Tempo. Sistem akan mengirimkan pengingat otomatis kepada orang tua jika tagihan mendekati batas waktu.
  5. Masukkan Nominal Tagihan (misalnya: 400000 untuk SPP Rp400.000).
  6. Aktifkan opsi Kirim Notifikasi Email agar siswa dan orang tua yang memiliki email aktif mendapat pemberitahuan otomatis.
  7. Klik Buat Tagihan Massal.

3. Tagihan Individual (Single Bill) ​

Digunakan untuk membuat tagihan khusus yang hanya berlaku untuk satu siswa tertentu (misalnya denda kerusakan alat, pembelian buku tambahan, dll.).

  1. Klik Tagihan Individual.
  2. Cari nama siswa yang dituju.
  3. Tulis keterangan tagihan dengan jelas, misalnya: "Penggantian kaca jendela laboratorium yang pecah pada 12 Maret 2025".
  4. Masukkan nominal dan klik Simpan. Tagihan langsung muncul di akun orang tua siswa tersebut.

4. Kategori Tagihan Dinamis ​

Setiap sekolah dapat menyusun sendiri jenis-jenis tagihan yang ingin digunakan — misalnya selain SPP, Ujian, dan Ekstrakurikuler bawaan, Anda bisa menambahkan kategori khusus seperti "Seragam" atau "Study Tour". Kategori ini menentukan label tagihan sekaligus awalan (prefix) nomor invoice.

A. Menambah Kategori Baru ​

  1. Buka pengelolaan kategori tagihan dari menu Keuangan.
  2. Klik Tambah Kategori, lalu isi:
    • Kode — pengenal kategori. Kode bersifat permanen dan tidak dapat diubah setelah disimpan.
    • Nama — nama yang tampil pada daftar pilihan saat membuat tagihan.
    • Prefix — awalan nomor invoice. Jika dikosongkan, sistem otomatis membuatnya dari Kode.
    • Status Aktif — aktifkan agar kategori muncul saat membuat tagihan.
  3. Klik Simpan. Kategori baru ditempatkan di urutan paling akhir; urutan tampilannya dapat diatur kemudian.

B. Mengubah & Menonaktifkan Kategori ​

  • Edit: Anda dapat memperbarui Nama, Prefix, dan Status Aktif kapan saja. Kode tidak dapat diubah karena sudah melekat pada tagihan yang menggunakannya.
  • Nonaktifkan: jika sebuah kategori tidak ingin ditampilkan lagi tetapi sudah terlanjur dipakai, cukup ubah Status Aktif menjadi nonaktif — bukan menghapusnya.

C. Menghapus Kategori ​

Kategori hanya dapat dihapus jika belum pernah digunakan pada tagihan mana pun. Jika kategori sudah dipakai pada tagihan, sistem akan menolak penghapusan dan menyarankan untuk menonaktifkannya saja.

Untuk pencatatan pemasukan dan pengeluaran kas operasional di luar tagihan siswa, gunakan menu Arus Kas.

5. Proses Pembayaran ​

A. Pembayaran Otomatis (Payment Gateway) ​

Ketika orang tua melakukan transfer melalui virtual account atau e-wallet, sistem langsung menerima konfirmasi secara otomatis. Status tagihan berubah menjadi Lunas saat itu juga, dan kuitansi digital langsung dikirim ke email orang tua — tanpa perlu campur tangan Bendahara.

B. Pembayaran Tunai (Manual) ​

Jika orang tua membayar langsung ke sekolah:

  1. Cari tagihan siswa di tabel Billing.
  2. Klik Proses Bayar Manual.
  3. Pilih metode pembayaran Tunai lalu konfirmasi.
  4. Status tagihan akan berubah menjadi Lunas.

6. Laporan & Ekspor ​

Sistem menyediakan berbagai format laporan untuk keperluan audit dan administrasi:

  1. Laporan Tengah Semester: Generate rekap nilai dan tagihan khusus untuk periode pertengahan semester secara massal.
  2. Platform Fee Tracking: Pantau biaya layanan yang dikenakan per transaksi untuk transparansi pembukuan sekolah.
  3. Ekspor Data: Klik Cetak PDF untuk laporan rapi atau Ekspor Excel jika Anda membutuhkan data mentah untuk diolah lebih lanjut oleh akuntan yayasan.

Dibuat dengan ❤️ oleh tim SekolahIn.

Copyright © 2026 SekolahIn