Rencana Belanja Anggaran (RBA)

Modul RBA & Anggaran memungkinkan sekolah merencanakan anggaran tahunan secara terperinci, mengontrol pengeluaran melalui alur persetujuan terpusat, serta memantau realisasi anggaran secara otomatis maupun manual.

---

1. Siklus Hidup RBA

Setiap Rencana Belanja Anggaran (RBA) terikat pada Tahun Ajaran tertentu dan memiliki siklus hidup sebagai berikut:

1. Draft / Revised: Anggaran sedang disusun oleh Bendahara atau staf keuangan. Di status ini, detail kategori dan sub-kategori bebas ditambahkan, diubah, atau dihapus.
2. Pending (Menunggu Persetujuan): Draft anggaran diajukan ke Kepala Sekolah atau Yayasan. Data dikunci dari pengeditan.
3. Approved (Disetujui): Kepala Sekolah atau Yayasan menyetujui anggaran. Anggaran menjadi aktif dan realisasi pengeluaran mulai berjalan.
4. Rejected (Ditolak): Pengajuan ditolak dengan disertai catatan penolakan. Status kembali menjadi Draft agar bisa direvisi.

---

2. Membuat RBA Baru

1. Buka menu Keuangan → Anggaran (RBA).
2. Klik tombol Buat RBA Baru.
3. Pilih Tahun Ajaran (misal: 2025/2026) dan isi Judul Anggaran (misal: Anggaran Operasional & Sarana Prasarana).
4. Klik Simpan. RBA baru akan dibuat dengan status Draft dan nominal alokasi awal Rp0.

---

3. Menyusun Struktur Anggaran (Kategori & Sub-Kategori)

Anggaran disusun bertingkat menggunakan struktur Kategori (induk) dan Sub-Kategori (anak).

A. Mengelola Kategori

1. Di halaman detail RBA, buka tab Anggaran.
2. Klik Tambah Kategori.
3. Masukkan nama kategori (misal: Belanja Pegawai, Sarana & Prasarana).
4. Klik Simpan. Alokasi kategori akan otomatis terhitung dari total sub-kategori di dalamnya.

B. Mengelola Sub-Kategori

1. Pada kategori yang diinginkan, klik Tambah Sub-Kategori.
2. Isi nama sub-kategori (misal: Gaji Guru Honorer, Perawatan AC).
3. Masukkan Alokasi Anggaran (nominal).
4. Pilih target Semester:
   • Ganjil: Anggaran hanya boleh direalisasikan di semester ganjil.
   • Genap: Anggaran hanya boleh direalisasikan di semester genap.
   • Semua (Both): Anggaran dapat digunakan sepanjang tahun ajaran.
5. Klik Simpan. Nominal kategori dan total RBA akan otomatis terhitung ulang.

---

4. Alur Persetujuan (Approval)

• Mengajukan Persetujuan: Pada RBA berstatus Draft atau Revised, klik Ajukan Persetujuan untuk mengunci data dan mengirimkannya ke Kepala Sekolah/Yayasan.
• Menyetujui (Approve): Pengguna dengan peran Kepala Sekolah (Principal) atau Super Admin dapat membuka RBA berstatus Pending, meninjau struktur alokasi, lalu mengeklik Setujui. Status berubah menjadi Approved.
• Menolak (Reject): Jika ada alokasi yang kurang sesuai, Kepala Sekolah/Yayasan mengeklik Tolak, memasukkan Catatan Penolakan, lalu mengirimkan kembali ke staf. RBA kembali berstatus Draft (atau Revised) agar dapat disesuaikan.

---

5. Realisasi Anggaran (Budget Realization)

Realisasi anggaran melacak pemakaian alokasi anggaran yang telah disetujui. Realisasi dibagi menjadi dua tipe:

A. Realisasi Otomatis (Auto-Linked)

Ketika Bendahara mencatat pengeluaran baru di menu Keuangan → Arus Kas:

1. Sistem mencari RBA aktif (Approved).
2. Jika nama kategori pengeluaran di Arus Kas mirip/sama dengan nama Sub-Kategori di RBA, sistem akan otomatis membuat data realisasi baru yang terhubung ke pengeluaran tersebut.
3. Status realisasi otomatis diberi label Auto.

B. Realisasi Manual

Digunakan untuk mencatat pengeluaran yang tidak dicatat lewat Arus Kas utama:

1. Di detail RBA, buka tab Realisasi.
2. Klik Tambah Realisasi Manual.
3. Pilih sub-kategori anggaran, isi jumlah pengeluaran, tanggal transaksi, semester, serta deskripsi singkat.
4. Klik Simpan.

---

6. Dasbor Analisis (Dashboard)

Buka tab Dashboard untuk memantau kesehatan anggaran sekolah secara visual:

• Pie Chart: Menampilkan rasio anggaran yang telah terpakai (realisasi) vs sisa alokasi.
• Bar Chart: Perbandingan alokasi anggaran vs realisasi per kategori untuk mengidentifikasi kategori mana yang paling boros atau hemat.
• Semester Comparison: Distribusi pengeluaran antara Semester Ganjil vs Semester Genap.
• Warna Progress:
  • Hijau (< 70%): Penggunaan anggaran aman dan wajar.
  • Kuning (70% - 90%): Anggaran mendekati batas alokasi.
  • Merah (> 90%): Anggaran kritis atau hampir habis.

---

7. Ekspor PDF & Excel

• Ekspor PDF: Klik Export PDF untuk mengunduh laporan berformat A4 Landscape yang memuat rincian alokasi per kategori, total realisasi ganjil/genap, sisa anggaran, persentase pemakaian, serta lembar tanda tangan pembuat dan penyetuju dokumen.
• Export Excel: Klik Export Excel untuk mengunduh data mentah alokasi dan realisasi dalam format CSV untuk diolah lebih lanjut.